การใช้งาน Ribbon

การใช้งาน Ribbon การใช้งาน Ribbon ซึ่งเป็นเครื่องมือที่เพิ่มเข้ามาใหม่สำหรับชุด Office 2007เป็นต้นมานั้นในบางครั้งในขณะทำงานหากต้องการซ่อนการใช้งาน Ribbon เพื่อให้เห็นพื้นที่การทำงานของเอกสารได้ทั้งหน้าก็สามารถทำการซ่อนหรือแสดงเครื่องมือแป้น หรือใช้วิธีดังนี้ 1. คลิกขวาที่แท็บ Ribbon ใดๆ 2. คลิกเลือกคำสั่ง Minimize the Ribbon การใช้งาน Help ทำได้โดย คลิกที่ปุ่มที่อยู่มุม บนขวาของแถบริบบอน ปรากฏหน้าต่าง ช่วยเหลือขึ้นมาพิมพ์คำที่ต้องการค้นหาลงในช่อง Search แล้วกดปุ่ม Searchทางด้านขวามือ ปรากฎผลลัพธ์ดังนี้ การปรับแต่ง Option ของโปรแกรม ขั้นตอนการปรับแต่ง Option ของทั้ง3 โปรแกรมทำได้โดยคลิกที่ Tab File เลือกคำสั่ง Option ปรากฎหน้าต่าง Optionของแต่ละโปรแกรมดังรูป การเปิดและปิดโหมดการพิมพ์ โหมดการพิมพ์ ประกอบด้วย Insert mode เป็นสถานการณ์พิมพ์แทรกหมายถึงพิมพ์แทรกข้อความหรือตัวอักษรและ Overtype mode เป็นสถานการณ์พิมพ์ทับบนข้อความซึ่งเมื่อมีการพิมพ์ข้อความที่อยู่ด้านตัวชี้ตำแหน่ง(Cursor)จะหายไปวิธีการเปิดและปิดโหลดการพิมพ์มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิก Ribboon File 2. เลือกคำสั่ง Overtype Advanced 3. ทำเครื่องหมายถูกหน้าคำสั่ง Use overtype mode 4. คลิกปุ่ม ok การทำงานกับไฟล์ การสร้างเอกสารแบบใช้ Templates เป็นแม่แบบเอกสารที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้(มาพร้อมกับการติดตั้งโปรแกรมสำนักงานทั้ง3โปรแกรม)ใช้เป็นแนวทางสำหรับการสร้างงานเอกสารที่รูปแบบเฉพาะอย่าง เช่น แบบฟอร์มจดหมาย ประวัติย่อ บันทึกข้อความใบปะหน้า FAXเป็นต้นซึ่งสามารถนำมาแก้ไขหรือเพิ่มเติมตามต้องการได้ภายหลัง ตัวอย่างการสร้างเอกสารแบบใช้ Templaes ของโปรแกรม Microsoft Word 2010สามารถทำได้โดย การบันทึกไฟล์ในรูปแบบต่างๆ(Save As) ตามปกติเมื่อสร้างงานเอกสารเสร็จแล้วต้องบันทึกเก็บเป็นไฟล์สำหรับการบันทึกไฟล์ครั้งแรกต้องตั้งชื่อไฟล์และสรรหาที่จัดเก็บเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา เมื่อต้องนำมาใช้ในครั้งต่อไปใน Woro 2010 มีวิธีการบันไฟล์ครั้งแรกต้องตั้งชื่อไฟล์และสรรหาที่จัดเก็บเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาเมื่อต้องนำมาใช้ในครั้งไปใน Word 2010 วิธีการบันทึกไฟล์เอกสารโดยสามารถทำได้ดังนี้ การบันทึกไฟล์โดยสร้างโฟลเดอร์ใหม่ เพื่อให้เกิดความเป็นระเบียบและค้นหาไฟล์ที่จัดเก็บง่าย คล้ายการจัดเก็บแฟ้มๆทำได้ดังนี้ การบันทึกไฟล์แบบ PDF/XPS Document และการส่งเอกสารออกภายนอก(Save Send) บางครั้งอาจจำเป็นต้องบันทึกไฟล์ไปใช้ในหลากหลายรูปแบบ เช่น แบบ PDF Document เพื่อให้สามารถนำไปใช้งานแบบอ่านได้อย่างเดี่ยว (Read Only)หรือส่งออกไปใช้ทาง E-mail ซึ่งสามารถทำได้ดังนี้ 1. คลิกที่แท็บ File 2. คลิกที่หน้ารายการ Save & Send 3. คลิกที่คำสั่ง Create PDF/XPS Document จากนั้นเลือกตั้งไฟล์เหมือนการบันทึกไฟล์เอกสารตามปกติทั่วไป หรือ….คลิกที่คำสั่ง Send Using E-mail แล้วคลิกเลือกรูปแบบของการจัดส่งไฟล์ทาง E-mail การเปิดไฟล์เอกสารเก่า ในการทำงานนั้นอาจมีความจำอาจมีความจำเป็นที่จะต้องเปิดไฟล์เอกสารเก่าที่เคยบันทึกไว้ขึ้นมาใช้งานอีกครั้ง หรือเพื่อทำการปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติม หรืออื่นๆทั้งนี้สามารถเปิดไฟล์เอกสารเก่าขึ้นมาได้ดังนี้ 1. คลิกที่แท็บ File คลิกเลือกคำสั่ง Open 2. ในหน้าต่างOpen คลิกเลือกไดร์ฟหรือโฟลเดอร์ที่เก็บเอกสาร 3. คลิกเลือกชื่อไฟล์เอกสาร 4. คลิกปุ่ม Open หรือคลิกปุ่นลูกศรชี้ลงเพื่อเลือกรูปแบบการเปิดไฟล์